Plánování akcí a webinářů s pomocí VA – krok za krokem

---

Plánování webináře, online workshopu nebo i menší offline akce může být časově náročné a organizačně náročné. Pokud se vám do toho nechce nebo jste už někdy propotili košili při ladění registrací, prezentací a e-mailů… možná je čas přizvat virtuální asistentku.

V tomto článku vám ukážu, jak vám VA může pomoci s organizací akce nebo webináře – přehledně, efektivně a profesionálně.

📌 Co všechno obnáší akce z pohledu organizace?

Podnikatel často vidí hlavně obsah – přednášku, prezentaci, předání know-how. Ale v zákulisí běží desítky úkolů:

• • Technické zajištění (registrace, přístup)

• • E-maily (pozvánky, připomínky)

• • Správa účastníků

• • Grafika a propagace

• • Časový harmonogram

• • Podklady a prezentace

• • Vyhodnocení a zpětná vazba

A tady všude může VA sehrát klíčovou roli.

🧩 Plánování akce – krok za krokem

🟣 1. Před akcí: Příprava a nastavení

✅ Výběr vhodné platformy

Zoom, Google Meet aj. – VA navrhne varianty podle potřeby a rozpočtu.

✅ Nastavení registrace

• • Vytvoření registračního formuláře (Google Form, SmartEmailing – vložit na web)

• • Propojení s e-mailovou databází

• • Nastavení potvrzovacích zpráv

✅ Vytvoření propagačních podkladů

• • Příspěvky a stories na IG, FB

• • Bannery, grafika, pozvánky v Canvě

• • Texty pro mailing a sociální sítě

✅ Harmonogram a checklist

VA vytvoří časový plán: kdy poslat pozvánku, co připravit, kdy testovat techniku, kdy poslat připomínku. Vy víte, co se bude dít. Ona to hlídá.

🟡 2. Během akce: Technická i organizační podpora

✅ Test před akcí

Den předem nebo v den akce VA ověří:

• • Mikrofon, kamera, sdílení obrazovky

• • Funkčnost odkazu, časové zóny

• • Přístup účastníků

✅ Podpora během akce

• • Odpovídá účastníkům v chatu

• • Sdílí odkazy/slajdy v průběhu

• • Zapisuje poznámky, otázky a zpětnou vazbu

• • Hlídá čas a program

📌 Tip: VA může být „v zákulisí“, ale její role je zásadní – zajišťuje, aby akce běžela hladce.

🟢 3. Po akci: Zpracování a vyhodnocení

✅ Follow-up komunikace

• • Děkovný e-mail s odkazem na záznam

• • Bonusové materiály, odkaz na zpětnou vazbu

• • Výzva k dalším krokům (objednávka, konzultace…)

✅ Vyhodnocení účasti

• • Kolik lidí přišlo vs. kolik se přihlásilo

• • Jaká byla míra otevření e-mailů

• • Co vyplynulo ze zpětné vazby

✅ Uložení a archivace

• • Všechny podklady + nahrávky přehledně uloženy

• Připravené šablony pro další akci
  

🧠 Co vám VA ušetří (v číslech)

Úkol	Průměrný čas bez VA	Čas s VA
Vytvoření registračního formuláře	1–2 hodiny	15 min
Nastavení e-mailové sekvence	2–3 hodiny	20–30 min
Grafika pro akci (příspěvky, pozvánky)	3 hodiny	45 min
Komunikace s účastníky	2 hodiny	0 (řeší VA)
Zpracování zpětné vazby	1 hodina	10 min

Celkem úspora času: až 8–10 hodin na jednu menší akci.

🧰 Nástroje, které používám při organizaci akcí

Potřeba	Nástroj
Registrace	Google Forms, SmartEmailing
Mailing	SmartEmailing, MailerLite
Grafika	Canva
Videokonference	Zoom, Google meet, StreamYard
Poznámky a plánování	Google Docs
Dotazníky a zpětná vazba	Google Forms

---

💬 Zkušenost mé klientky:

„Dřív jsem dělala všechny akce sama a byla jsem na konci vyčerpaná. Od té doby, co spolupracuji s VA, se soustředím převážně na obsah a předání. Ona hlídá všechno ostatní. Díky ní běží každá akce hladce – a já si je konečně užívám.“

… a to je ono, každý si musí přijít sám na to, kdy je správný čas si říct o podporu virtuální asistentky a tím si uvolnit ruce. 🧡

---

Plánování akce nebo webináře nemusí být stres. Pokud si k sobě přizvete virtuální asistentku, můžete se soustředit na to nejdůležitější – obsah a přínos pro vaše publikum.

Vše ostatní – technické věci, organizaci, komunikaci – přenechte profesionálce v zákulisí. Výsledek? Profesionální akce, méně stresu a spokojení účastníci.

---

V příštím článku: „Jak vytvořit e-mailový funnel s pomocí VA“ – detailní návod, jak virtuální asistentka nastaví efektivní automatizaci, která buduje vztah a prodává za vás.